الشيكات والتأمين وحسابات العائلات، دون فوضى

تعامل مع الشيك كوعد، لا كنقد

الشيك المؤجَّل مال ستحصل عليه على الأرجح، في يوم ليس اليوم. والخطأ أن تعدّه مدفوعًا لحظة دخوله الدرج. ثم يرتجع، فتنفتح الفاتورة التي بدت مسدَّدة من جديد بعد أسابيع.

يمرّ الشيك بمراحل واضحة، ومن المفيد متابعة كل واحدة منها:

1. بانتظار التحصيل. الشيك معك، ولم يحِن تاريخه بعد.
2. بانتظار المقاصّة. أودعته في البنك، ولم يؤكده البنك بعد.
3. صُرف، وصار المال لك فعلًا. أو ارتجع، فتعود الفاتورة التي كان يسدّدها مفتوحة.

وما دام الشيك في الطريق، يجب أن تقول الفاتورة التي يسدّدها ذلك. «بانتظار المقاصّة» حالة صادقة: ليست غير مدفوعة، وليست مدفوعة أيضًا. وإن تبيّن أن الشيك المرتجع كان خطأً من البنك، يجب أن تستطيع استعادته بدل إدخاله من جديد.

بعض العادات تجعل الشيكات أقل إرهاقًا بكثير:

• سجّل الشيك يوم استلامه، برقمه وتاريخه.
• ضع تذكيرًا بتاريخ صرفه، كي لا يبقى في الدرج بعد موعده.
• راجع الشيكات المعلّقة مرة في الأسبوع، في اليوم نفسه.
• حين يرتجع شيك، اتصل بالمريض في اليوم نفسه، والأمر ما زال حاضرًا لكليكما.

التأمين: جهتان تدفعان فاتورة واحدة

حين يغطي التأمين جزءًا من العلاج، يصبح للفاتورة دافعان: المريض وشركة التأمين. يدفعان في أيام مختلفة، وبطرق مختلفة، ويحتاج كل منهما إلى متابعة مختلفة.

• سجّل شركة التأمين في ملف المريض من الزيارة الأولى. لا على مكتب الاستقبال بعد العلاج، والمريض يهمّ بالمغادرة.
• ضع التغطية على الفاتورة، نسبةً مئوية أو مبلغًا ثابتًا، بحسب ما تنص عليه البوليصة. يجب أن يعرف المريض حصته قبل أن يدفع.
• سجّل دفعات التأمين منفصلة. حين يصل تحويل شركة التأمين، يُسجَّل على حصتها، لا مخلوطًا بحصة المريض.

وأمر آخر يفاجئ العيادات: المرضى يغيّرون شركات التأمين. وحين يحدث ذلك، يجب أن تبقى الفواتير القديمة على الشركة التي صدرت باسمها، وإلا توقفت أرقام العام الماضي عن التطابق دون أن يلاحظ أحد.

العائلات: دافع واحد ومرضى كثيرون

كثيرًا ما يدفع أحد الوالدين عن الأسرة كلها. الأطفال مرضى منفصلون، لكل منهم مخططه، لكن المال يأتي من مكان واحد.

اجمعهم في عائلة واحدة لها ربّ أسرة. يحتفظ كل فرد بسجله الخاص، وعلى كل فاتورة تختار أي فرد من العائلة يدفع. فيرى الأب الذي يسدّد كل شيء آخر الشهر رصيده بوضوح، بدل خمسة أرصدة متفرقة.

وإن كنت تمنح العائلات خصمًا، فقرّره مرة واحدة. خصم العائلة المحفوظ مسبقًا يطبّق القاعدة نفسها على كل أفراد الأسرة، فلا يرتجل موظف الاستقبال الخصم في كل مرة.

الرصيد والاسترداد دون دفتر

المرضى يدفعون أكثر مما عليهم أحيانًا. يقرّبون المبلغ، أو يدفعون مقدّمًا للمرحلة التالية من العلاج، أو يُصرف شيك بأكثر من قيمة الفاتورة التي كُتب لها. هذا المال للمريض، ويجب أن يُسجَّل باسمه.

احفظه رصيدًا في محفظة المريض. استخدمه في فاتورته القادمة، أو أعِده إليه إن طلب. وفي الحالتين يبقى مسجّلًا، لا على ورقة لاصقة كُتب عليها «للسيدة حدّاد ₪150».

روتين أسبوعي، وأين يأتي دور Naab

مرة في الأسبوع، خذ ربع ساعة مع الشخص المسؤول عن المال:

• أي الشيكات يحين موعدها هذا الأسبوع، وأيها ما زال بانتظار المقاصّة؟
• هل ارتجع أي شيك، وهل اتصل أحد بالمريض؟
• أي حصص التأمين لم تُدفع بعد؟
• أي العائلات عليها رصيد مفتوح؟

صُمّم Naab لهذا تحديدًا. ينتقل الشيك من «بانتظار التحصيل» إلى «بانتظار المقاصّة» إلى «صُرف»، أو إلى «مرتجع» ثم يُستعاد إن لزم، وتظهر تواريخ صرفه كتذكيرات. والفواتير التي تنتظر شيكًا لها حالتها الخاصة: «بانتظار المقاصّة». وتُسجَّل تغطية التأمين على الفاتورة نسبةً أو مبلغًا، وتُسجَّل دفعات التأمين منفصلة، ولا يغيّر تبديل شركة تأمين المريض فواتيره القديمة. وللعائلة ربّ أسرة، وتختار أنت من يدفع، وتنطبق الخصومات المحفوظة على الأسرة كلها. أما الدفعات الزائدة فتصبح رصيدًا في المحفظة تستخدمه أو تسترده.

الشيكات والتأمين في الباقة الاحترافية فأعلى. شاهد التفاصيل في صفحة المالية والتشغيل، أو اطّلع على الباقات.