من خطة العلاج إلى الفاتورة المدفوعة، دون إعادة كتابة أي شيء

من أين يتسرّب المال

اطلب من أي صاحب عيادة أن يقارن فواتير الشهر الماضي بالعمل الذي أُنجز فيه، وستجد الفجوات غالبًا في أربع خانات:

• عمل أُنجز ولم يُفوتر. حشوة إضافية أثناء الزيارة، تاج مؤقت، تصليح صغير. أنجزه الطبيب، ولم تذكره الورقة، ولم ينتبه أحد.
• أسعار تُكتب من الذاكرة. تغيّرت قائمة الأسعار في يناير. موظفة تعرف، وزميلتها ما زالت تستخدم السعر القديم.
• مواد لم يحسبها أحد. الحشوات التجميلية والزرعات ومواد الطبعات تخرج من الرف، لكن جرد المخزون لا يتغيّر إلا حين يتذكر أحدهم تحديثه.
• فواتير مدفوعة جزئيًا ثم منسية. دفع المريض جزءًا اليوم ووعد بالباقي في الزيارة القادمة. والزيارة القادمة كانت قبل ثلاثة أشهر.

لا شيء من هذا إهمال من أحد. كل واحدة منها تحدث لأن المعلومة نفسها يجب أن تُنقل باليد من مكان إلى آخر.

اجعل خطة العلاج هي الفاتورة

الحل سهل الوصف: سجّل العمل مرة واحدة، في المكان الذي يحدث فيه، ودع كل ما عداه يقرأ من هناك.

الأسعار في قائمة واحدة. لكل علاج سعر واحد، يحدّده صاحب العيادة ويغيّره في مكان واحد. وحين يتغيّر السعر، يتغيّر عند الجميع في اليوم نفسه.

الطبيب يسجّل العمل على المخطط. يوضع العلاج على السن أثناء الزيارة، فيتطابق المخطط مع ما أُنجز فعلًا.

الفاتورة تُنشأ من الخطة. لا يعيد موظف الاستقبال كتابة أي شيء. العلاجات والأسنان والأسعار موجودة مسبقًا، فتصبح مهمته تحصيل الدفعة، لا إعادة تركيب ما جرى في غرفة العلاج.

وإن أُضيف شيء أثناء الزيارة، فهو على المخطط، وبالتالي على الفاتورة.

اعرف أين تقف كل فاتورة

الفاتورة ليست «مدفوعة» أو «غير مدفوعة» فقط. حين تسمّي كل مرحلة باسمها، تصبح المتابعة واضحة:

• مسودة: قيد الإعداد ولم تصدر بعد.
• معلّقة: صدرت ولم يُدفع منها شيء.
• مدفوعة جزئيًا: دُفع جزء منها وبقي رصيد.
• مدفوعة: سُدّدت بالكامل.
• متأخرة: تجاوزت الموعد الذي كان يجب أن تُدفع فيه.

واجعل من ذلك عادة واحدة: في نهاية كل يوم، يراجع أحدهم الفواتير المدفوعة جزئيًا والمتأخرة. لا لملاحقة الجميع، بل لتحديد من يحتاج إلى اتصال أو رسالة هذا الأسبوع. فالفواتير نصف المدفوعة لا تُنسى إلا حين لا ينظر إليها أحد.

استلم الدفعة كما يدفع المرضى فعلًا

نادرًا ما يدفع المريض دفعة واحدة مرتّبة. أحدهم يدفع جزءًا نقدًا والباقي بالبطاقة، وآخر يحوّل من البنك، وثالث بقي له رصيد من المرة السابقة، ورابع يسلّمك شيكًا.

يجب أن يقبل نظامك كل ذلك على الفاتورة نفسها: نقدًا، وبالبطاقة، وبتحويل بنكي، ومن رصيد المريض، وبالشيك، وبأي مزيج منها. وحين تُسجَّل كل دفعة على الفاتورة الصحيحة وبالطريقة الصحيحة، يتوقف جرد الصندوق آخر اليوم عن أن يكون لغزًا.

وحين يدفع المريض أكثر مما عليه، لا تُرجع الفرق من الدرج وتكتب ملاحظة. سجّل الزيادة رصيدًا للمريض، فيجدها في زيارته القادمة دون أن يضطر أحد إلى تذكّرها.

الإيصال والمخزون في الخطوة نفسها

مهمتان صغيرتان تؤجَّلان عادة، وكثيرًا ما يعني التأجيل أنهما لا تُنجزان.

الإيصال. فاتورة PDF مطبوعة تكفي للمريض الواقف أمامك. لكن معظم المرضى يفضّلونها على هواتفهم، والإيصال المرسل على واتساب ورقة أقل تضيع، وطلب أقل من نوع «أرسلوا لي الفاتورة مرة أخرى» في الشهر القادم.

المخزون. حين تُسجَّل المواد على خطة العلاج لحظة استخدامها، ينقص المخزون في اللحظة نفسها التي يُسجَّل فيها العمل. فيظهر نقص المواد قبل أن يفرغ الرف، لا بعده.

كيف يجتمع كل ذلك في Naab

في Naab، الطريق من كرسي العلاج إلى الفاتورة المدفوعة سجلّ واحد، لا سلسلة من التسليمات.

• أسعار العلاجات تأتي من قائمة علاجاتك.
• تُنشأ الفاتورة من خطة العلاج، وعليها كل علاج وكل سن مسبقًا.
• تنتقل الفواتير بين مسودة ومعلّقة ومدفوعة جزئيًا ومدفوعة ومتأخرة، فتتكوّن قائمة المتابعة وحدها.
• الدفع نقدًا أو بالبطاقة أو بتحويل بنكي أو من رصيد المريض أو بشيك، وبأي مزيج على الفاتورة نفسها. والدفعات الزائدة تصبح رصيدًا للمريض.
• فاتورة PDF للطباعة، وإيصال يُرسل على واتساب.
• المواد المستهلكة على الخطة تُخصم مباشرة من مخزونك.

الفواتير والدفعات والأرصدة متاحة في كل الباقات، بما فيها المجانية. أما واتساب والمخزون ففي الباقة الأساسية فأعلى، والشيكات في الباقة الاحترافية فأعلى. شاهد المسار كاملًا في صفحة المالية والتشغيل، أو قارن بين الباقات.